Miten pienentää toimiston tulostuskustannuksia?

Miksi toimiston tulostaminen maksaa enemmän kuin luulisi?

Tulostaminen on osa päivittäistä työskentelyä monissa yrityksissä. Laskut, sopimukset, raportit, esitykset ja muut asiakirjat voivat muodostaa tuhansia tulostettuja sivuja kuukaudessa. Vaikka yhden sivun hinta vaikuttaa pieneltä, tulostuskustannukset voivat pitkällä aikavälillä muodostaa merkittävän osan toimiston kuluista.

Hyvä uutinen on, että tulostuskustannuksia voi pienentää laadusta tinkimättä. Useimmiten tulostinta ei tarvitse vaihtaa – riittää, että tarkistat asetukset, valitset taloudellisemmat kasetit ja optimoit tulostustottumukset.

Tässä on muutamia tapoja, joilla voit pienentää toimiston tulostuskustannuksia.

1. Valitse laadukkaat yhteensopivat kasetit

Yksi tehokkaimmista tavoista pienentää kustannuksia on käyttää laadukkaita yhteensopivia tulostuskasetteja.

Ne ovat usein huomattavasti edullisempia kuin alkuperäiset kasetit, mutta tarjoavat erittäin hyvän tulostuslaadun päivittäisten asiakirjojen tulostamiseen.

Jos yritys käyttää vuodessa kymmeniä tai jopa satoja kasetteja, säästöt voivat olla huomattavia.

2. Käytä XL-kasetteja tai suuremman kapasiteetin värikasetteja

Suuren kapasiteetin kasettien avulla voit:

tulostaa enemmän sivuja;
vaihtaa kasetit harvemmin;
pienentää sivukohtaisia tulostuskustannuksia.

Vaikka hankintahinta on korkeampi, ne maksavat yleensä itsensä takaisin pitkällä aikavälillä.

3. Tulosta vain silloin, kun se on todella tarpeen

Kysy itseltäsi ennen asiakirjan tulostamista:

Onko se todella tulostettava?
Riittäisikö PDF-tiedosto?
Voisiko asiakirjan allekirjoittaa sähköisesti?

Kun tulostettavien asiakirjojen määrä vähenee, myös kustannukset pienenevät.

4. Käytä luonnostilaa (Draft)

Useimmat toimistoasiakirjat eivät vaadi parasta mahdollista tulostuslaatua.

Kun otat käyttöön Draft- tai Eco-tilan:

kulutat vähemmän väriainetta tai mustetta;
kasetti kestää pidempään;
tulostuskustannukset pienenevät.

Päivittäisissä asiakirjoissa ero tulostuslaadussa on usein lähes huomaamaton.

5. Tulosta kaksipuolisesti

Jos tulostin tukee automaattista kaksipuolista tulostusta, se kannattaa asettaa oletusasetukseksi.

Tämä auttaa:

säästämään paperia;
vähentämään arkistointiin tarvittavaa tilaa;
pienentämään toimiston kokonaiskustannuksia.

6. Huolla tulostinta säännöllisesti

Huonosti huollettu tulostin voi:

tuottaa heikompaa tulostusjälkeä;
puhdistaa tulostuspäitä useammin;
kuluttaa enemmän mustetta.

Säännöllinen huolto auttaa välttämään tarpeettomia kustannuksia.

7. Valitse käyttötarpeisiin sopiva tulostin

Jos toimistossa tulostetaan useita tuhansia sivuja kuukaudessa, lasertulostin on yleensä mustesuihkutulostinta taloudellisempi vaihtoehto.

Pienille yrityksille ja harvoin tulostaville käyttäjille mustesuihkutulostin voi puolestaan olla riittävä ratkaisu.

8. Seuraa tulostustilastoja

Monet nykyaikaiset tulostimet näyttävät seuraavia tietoja:

tulostettujen sivujen määrä;
kasettien kulutus;
värillisten tulosteiden määrä.

Näiden tietojen avulla kustannusten seuranta ja hallinta on helpompaa.

9. Osta kasetit etukäteen

Kun kasetti tyhjenee yllättäen, saatat joutua ostamaan ensimmäisen saatavilla olevan vaihtoehdon.

Ennakoivalla hankinnalla voit:

vertailla hintoja;
valita taloudellisemman vaihtoehdon;
välttää toimiston käyttökatkokset.

10. Tee yhteistyötä luotettavan toimittajan kanssa

Luotettava toimittaja auttaa sinua:

valitsemaan oikeat kasetit;
löytämään taloudellisempia vaihtoehtoja;
tunnistamaan sopivat kasettimallit;
pienentämään pitkän aikavälin kustannuksia.

Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, joilla on useita tulostimia.

Yleisimmät virheet

Toimistoissa tehdään usein seuraavia virheitä:

käytetään liian pienen kapasiteetin kasetteja;
ostetaan vain alkuperäisiä kasetteja, vaikka se ei ole välttämätöntä;
tulostetaan värillisenä, vaikka mustavalkotulostus riittäisi;
ei hyödynnetä kaksipuolista tulostusta;
ostetaan kasetit vasta viime hetkellä.

Jo muutaman tällaisen virheen korjaaminen voi pienentää vuosittaisia kustannuksia huomattavasti.

Suosituksemme

Jos haluat pienentää toimiston tulostuskustannuksia, aloita kolmesta yksinkertaisesta toimenpiteestä:

valitse laadukkaat yhteensopivat kasetit;
käytä XL-kasetteja tai suuremman kapasiteetin värikasetteja;
tulosta taloudellisessa tilassa.

Näillä ratkaisuilla voi yleensä saavuttaa merkittäviä säästöjä ilman lisäinvestointeja.

Yhteenveto

Tulostuskustannusten pienentäminen ei tarkoita pelkästään edullisempien kasettien ostamista. On tärkeää tarkastella koko prosessia aina tulostustottumuksista käytettäviin laitteisiin ja tarvikkeisiin.

Oikeilla ratkaisuilla voit pienentää toimiston kustannuksia huomattavasti ja samalla säilyttää hyvän tulostuslaadun sekä työn tehokkuuden.